背景與痛點
客戶是華南地區的消費品經銷商，代理多個休閒食品與日用品品牌，下游涵蓋數百家門市與中盤商。過去訂單流轉全靠人工：業務以電話與通訊軟體接單，內勤再逐筆謄錄進用友 ERP，每天下午集中匯入、審核、開單。
問題隨之而來：謄錄錯漏造成出錯貨；促銷價格版本多，業務報錯價時有所聞；Excel 與 ERP 兩套資料互相打架，會計月度對帳要花近三天，管理層始終看不到即時的通路庫存。
解決方案
我們以自研的優簡易訂貨系統作為下游入口，讓門市在具備即時價格與庫存資訊的介面自助下單；後端透過用友開放介面與 ERP 串接，商品、客戶、價格策略等主資料單點維護，訂單與退貨單自動回傳 ERP 產生銷售單據。
導入分三階段：先以兩週完成主資料清洗與映射規則盤點，再挑選 30 家指標門市試行上線，最後分批推廣至全部下游客戶，並保留人工代下單通道，相容大額特殊訂單。
實施成效
- 訂單全數由門市自助下單並自動同步 ERP，人工匯入匯出歸零（示意數據，待核實）；
- 謄錄錯漏引發的出錯貨客訴基本歸零，退換貨處理時間明顯縮短（示意數據，待核實）；
- 會計對帳週期從約 3 天縮短至半天，月結關帳更從容（示意數據，待核實）；
- 管理層可即時依門市、區域、單品檢視訂貨與庫存，促銷備貨有所依據。