背景と課題
同社は華南エリアの児童芸術教育チェーンで、ダンス・絵画・楽器のレッスンを 12 校舎で展開し、約 6,000 名の生徒が在籍しています。スケジュールは各校舎が Excel で手作業で組んでおり、受講回数（チケット）は紙の領収書と表で管理、入金データは POS 系 SaaS・ミニプログラム・会計ソフトの三箇所に分散していました。そのため「残り何回受けられますか」と聞かれるとフロントは表を数分かけて探し、残回数が少なくなった生徒に気付かないまま、更新の案内は担当講師の記憶に頼る状態でした。
ソリューション
運営管理システムを受託開発しました。本社と校舎は Web 管理画面、保護者は WeChat ミニプログラムを使います。中核は四つの機能です。講師・教室・時間帯の三次元で競合をチェックする自動スケジュール（祝日の振替は一括適用）。受講回数の管理で、申込・消込・休みと振替をオンラインで完結。入金と消込を日次で自動照合し、収益レポートを本社がリアルタイムで確認。残回数の低下や期限接近は、ミニプログラムから保護者へ自動通知します。
導入は校舎単位で 2 週間ずつ段階展開し、過去の受講記録は当社側でクリーニングと移行を支援したため、在籍生徒の再登録は不要でした。
導入効果
- スケジュール作成の工数は Excel の手作業より約 60% 削減し、ダブルブッキングはほぼ解消しました（サンプル数値、要確認）。
- 受講回数と入金の消し込みは完全自動化され、フロントでの表探しはなくなりました（サンプル数値、要確認）。
- 期限が近い生徒にはミニプログラムから自動通知し、更新案内の到達率は 100% になりました（サンプル数値、要確認）。
- 12 校舎を一つのシステムで統合管理し、本社は校舎別の消込と収益をリアルタイムで把握できます。