背景與痛點
客戶是華南一家兒童藝文教育連鎖，開設舞蹈、美術、器樂課程，12 個校區、約 6,000 名在學學員。排課靠各校區用 Excel 手工排，學員課程包記在紙本收據和表格裡，繳費數據散落在收銀 SaaS、小程式與會計軟體三處。幾個口徑經常對不上：家長問「還剩幾堂課」，櫃台要翻好幾分鐘表格；學員課堂快用完也沒人發現，續費提醒全憑班主任記性。
解決方案
我們為機構客製開發營運管理系統：總部與校區用 Web 管理端，家長用微信小程式。核心能力四塊：智慧排課，對教師、教室、時段做三維衝突檢查，假期調課批次生效；課程包管理，購課、扣堂、請假補課全流程線上化；自動對帳，繳費與課消按日核銷，收入報表總部即時可看；自動提醒，堂數不足與課程到期經小程式推播通知家長。
專案按校區分批上線，兩週一批，歷史課堂數據由我們協助清洗遷移，在學學員無需重新登記。
實施成效
- 排課耗時較 Excel 手工排程下降約 60%，撞堂衝突基本歸零（示意數據，待核實）；
- 課堂與繳費對帳全自動，櫃台不再人工翻表查課堂（示意數據，待核實）；
- 到期學員經小程式自動提醒，續費觸達率 100%（示意數據，待核實）；
- 12 校區一套系統統一管理，總部即時掌握各校區課消與收入。